So sieht ein effizienter Mahnwesen-Ablauf für Unternehmen aus

Armin Rezaei Nia

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Mahnwesen Ablauf

Stehen Sie vor dem Problem, dass Ihr Mahnwesen nicht effizient genug ist und Sie dadurch wertvolle Einnahmen verlieren?

Sie wissen, dass selbst geringfügige Zahlungsausfälle Ihre Unternehmensexistenz gefährden können. Lassen Sie nicht zu, dass ausstehende Rechnungen zu einer ernsthaften Bedrohung für Ihr Geschäft werden und optimieren nun Ihr Mahnwesen.

Unsere Spezialisten von Wollring Law bieten Ihnen die entscheidende Unterstützung. Mit tiefgreifenden Kenntnissen im Finanzbereich und spezialisiert auf effektive Mahnwesen-Strukturen, sichern wir Ihre finanzielle Stabilität und minimieren Ihr Risiko von Zahlungsausfällen und potenziellen Krisensituationen.

Für Sie in Kürze

  • Risikomanagement neu definiert: Erkennen Sie die Bedeutung eines proaktiven Risikomanagements, um Zahlungsausfälle zu minimieren. Wie kann Ihr Unternehmen drohende finanzielle Einbußen vermeiden und was passiert, wenn das Mahnwesen zu kurz greift?
  • Kontrolle ist gut, FiBuTRONIC ist besser: Lernen Sie FiBuTRONIC kennen, die Softwarelösung, die Ihr Mahnwesen revolutionieren wird. Automatisierte Prozesse verschaffen Ihnen den nötigen Überblick und Kontrolle – doch welche spezifischen Funktionen machen den Unterschied?
  • Rechnung bis Mahnung: Ein nahtloser Prozess: Von der korrekten Rechnungsstellung bis zur ultimativen Mahnung – entdecken Sie, wie strukturiert und effektiv Ihr Mahnwesen sein könnte. Welche Schritte sind entscheidend, um den Cashflow zu sichern und Verzugsfolgen zu vermeiden?
  • Expertise, die zahlt: Erfahren Sie, wie die Spezialisten von Wollring Law Ihnen nicht nur zur Seite stehen, sondern aktiv zur Sicherung Ihrer finanziellen Stabilität beitragen. Warum ist eine professionelle Beratung in kritischen Mahnwesen-Situationen unerlässlich?

Herausforderungen für Unternehmen mit dem Mahnwesen

Herausforderungen für Unternehmen mit dem Mahnwesen

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1. Risiko von Zahlungsausfällen

Selbst geringfügige Zahlungsausfälle können zu finanziellen Belastungen führen und die Existenz eines Unternehmens gefährden. Es ist daher wichtig, ein wirksames Risikomanagement zu implementieren, um solche Ausfälle zu minimieren und die finanzielle Stabilität zu sichern.

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2. Kein aktives Risikomanagement

Ein proaktives Risikomanagement ist entscheidend, um potenzielle Gefahren frühzeitig zu erkennen und zu verhindern. Es verbessert nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Planbarkeit und Effizienz des Unternehmens.

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3. Mangelnder Überblick

Vielen Unternehmen fehlt es an dem nötigen Durchblick über die aktuelle Lage. Schlechte oder zu komplexe Buchführung, keine tagesaktuelle Zahlen und kein Überblick über die ausstehenden Rechnungen sowie noch nicht automatisierte Prozesse können schnell dazu führen, dass das Unternehmen in Schieflage gerät.

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4. Beauftragung von Inkassounternehmen

Sollten Zahlungen ausbleiben, müssen Unternehmen oft Inkassounternehmen einschalten, um offene Forderungen einzutreiben und finanzielle Verluste zu minimieren.

Strukturierten Sie erfolgreich Ihr Mahnwesen mit erfahrenen Experten

Erfolgreiches Forderungsmanagement erfordert eine strukturierte Herangehensweise. Mit umfassenden Qualifikationen in der Beratung von Unternehmen wissen unsere qualifizierten Spezialisten genau, wie ein effizientes Mahnwesen aufgebaut und verwaltet wird. Eine strukturierte und automatisierte Vorgehensweise hilft dabei, effizientere Abläufe zu gewinnen und den Überblick zu behalten.

Die von unserer Kanzlei entwickelte Software FiBuTRONIC spielt dabei eine zentrale Rolle. Sie automatisiert Prozesse und gibt Ihnen völlige Kontrolle über Ihre Finanzdaten. Sollte dennoch ein gerichtliches Mahnverfahren notwendig werden, stehen wir Ihnen als starker Partner unterstützend zur Seite.

Grundlagen des Mahnwesens


Das Mahnwesen ist ein essenzieller Bestandteil der Buchhaltung und umfasst alle Maßnahmen im Umgang mit ausstehenden Rechnungen. Unbezahlte Rechnungen beeinträchtigen nicht nur die Liquidität des Unternehmens, sondern bedeuten auch zusätzliche Arbeit für die Buchhaltung. Ein professionell aufgesetztes Mahnwesen trägt zum Erhalt der Liquidität bei und sorgt für den Einzug offener Forderungen.

Schuldnerverzug tritt ein, wenn die vereinbarte Leistung zum Fälligkeitsdatum nicht erbracht wurde und der Gläubiger den Schuldner in Verzug setzen kann. Allerdings sind Mahnungen nicht immer erforderlich, etwa wenn ein exaktes Datum für die Leistung festgelegt wurde. Ein eigenes Mahnwesen ermöglicht es, Mahnungen fristgerecht zu verschicken und unbezahlte Zahlungen einzufordern, was für die Liquidität essenziell ist.

Der Ablauf im Mahnwesen: Eine Übersicht

Im Mahnwesen gibt es rechtlich keinen Unterschied zwischen einer Mahnung und einer Zahlungserinnerung. Beide Begriffe werden synonym verwendet. Gemäß dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) wird geregelt, wann der Schuldner durch eine Mahnung in Verzug gerät und wann eine Mahnung entbehrlich ist. Normalerweise wird eine Zahlungserinnerung 10 bis 14 Tage nach Überschreitung des Fälligkeitsdatums versendet und sollte ein neues, kurzfristiges Zahlungsziel setzen.

Bei einer zweiten Mahnung, die etwa 40 bis 50 Tage nach Fälligkeit versendet wird, wird der Kunde auf die Ernsthaftigkeit der Lage hingewiesen und eine persönliche Kontaktaufnahme angebahnt. Üblicherweise verläuft das außergerichtliche Mahnverfahren in drei Mahnstufen.

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Vorbereitung auf den Mahnprozess

Die korrekte Rechnungsstellung ist der erste Schritt in der Vorbereitung auf den Mahnprozess. Sie beginnt mit der Definition des Rechnungsgrundes und der Angabe des Fälligkeitsdatums sowie der Zeitspanne zur Zahlung nach Rechnungserhalt. Das rechtzeitige Versenden von Zahlungserinnerungen und die klar definierte Festlegung einer Zahlungsfrist auf der Rechnung sind präventive Maßnahmen gegen Zahlungsverzug.


Eine regelmäßige Überprüfung der Kontoauszüge, idealerweise wöchentlich oder zumindest zum Monatsende, ist unterstützend für die Verfolgung von fälligen Zahlungen. Die Nutzung professioneller Software und das Versenden von Zahlungserinnerungen tragen dazu bei, den Überblick über Forderungen zu bewahren und den Zahlungseingang zu beschleunigen.

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Erste Mahnung: Der Start des Mahnverfahrens

Die erste Mahnung ist der Startschuss für das Mahnverfahren und sollte klar, freundlich und bestimmt formuliert sein. Beim Mahnung schreiben sollten Sie folgende Punkte beachten:

  • einen freundlichen Ton
  • einen Verweis auf die fehlende Zahlung
  • einen Hinweis auf mögliche Konsequenzen eines Schadensersatzanspruchs
  • die genaue Angabe der Rechnungsnummer und des Rechnungsbetrags zur Erleichterung der Zuordnung durch den Schuldner

Versendet werden sollte sie 20 bis 30 Tage nach Fälligkeit der Rechnung, vorzugsweise nachdem der Schuldner durch das Verstreichen der vereinbarten Zahlungsfrist oder unabhängig davon spätestens nach 30 Tagen formell in Verzug gesetzt wurde.


Es ist von essenzieller Bedeutung, dass die erste Mahnung eindeutig als solche bezeichnet wird und keine irreführenden Begrifflichkeiten wie ‘Zahlungserinnerung’ verwendet werden, um die offizielle Natur als Zahlungsaufforderung und das Einsetzen von Verzugsfolgen zu unterstreichen.

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Eskalation im Mahnwesen: Zweite und letzte Mahnung

Die zweite Mahnung dient als erneute Aufforderung zur Zahlung, diesmal mit einem schärferen Tonfall und einem neuen Zahlungstermin. Sie macht deutlich, dass der Ernst der Lage zu verstehen ist. Neben den üblichen Verzugszinsen können bei der zweiten Mahnung Mahngebühren von bis zu 10 Euro in Rechnung gestellt werden, die über die üblichen 2,50 bis 5 Euro der ersten Mahnung hinausgehen.


Wenn der Schuldner kein Verbraucher ist und es sich um eine Entgeltforderung handelt, hat der Gläubiger bei Zahlungsverzug Anspruch auf einen Pauschalbetrag für Beitreibungskosten in Höhe von 40 Euro.

Automatisierung im Mahnwesen mit FiBuTRONIC

Die Automatisierung des Mahnwesens mit FiBuTRONIC führt zu effizienteren Abläufen und verbessert dadurch das Cash-Management des Unternehmens. Durch die Nutzung von FiBuTRONIC können Mahnungen automatisch erstellt und versendet werden, was den Mahnprozess erheblich beschleunigt und individuell auf das Unternehmen angepasst werden kann.

Gleichzeitig ermöglicht es Unternehmen, unabhängig von externen Beratern zu arbeiten und Kosten zu reduzieren, was zu einer präzisen finanziellen Selbstständigkeit führt.

Individuelle Mahnstufenverwaltung


FiBuTRONIC erlaubt es Unternehmen, den Mahnprozess zu personalisieren, indem sie individuelle Mahnstufen definieren, die präzise an ihre Unternehmenspolitik angepasst sind. Diese Anpassungsfähigkeit des Mahnwesens ist durch die FiBuTRONIC-Software gewährleistet, die eine individuelle Konfiguration der Mahnstufen gestattet.

Durch individuell eingerichtete Mahnstufen und entsprechende Schritte können Unternehmen ihren Mahnprozess wirksamer und ihrer Geschäftspraxis angemessener gestalten.

Direkte Zahlungsaufforderungen aus dem System


FiBuTRONIC beinhaltet die Fähigkeit, direkt aus dem System heraus Zahlungsaufforderungen zu erstellen und zu versenden. Dies vereinfacht den Mahnprozess erheblich. Das Versenden von direkten Zahlungsaufforderungen aus dem System beschleunigt den Mahnprozess und steigert die Effektivität des Managements von Forderungen.

FiBuTRONIC erleichtert durch die Möglichkeit des Versands von direkten Zahlungsaufforderungen aus dem System eine effizientere Gestaltung des Mahnprozesses.

Gerichtliches Mahnverfahren einleiten


Wenn außergerichtliche Mahnungen erfolglos bleiben, kann das Unternehmen ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten, indem es einen Mahnbescheid beim zuständigen Mahngericht beantragt. Nach erfolgreicher Beantragung wird der Mahnbescheid vom Amtsgericht geprüft, ausgestellt und dem Schuldner zugestellt. Reagiert der Schuldner nicht auf den Mahnbescheid, kann der Gläubiger nach einer Frist einen Vollstreckungsbescheid beantragen; legt der Schuldner Widerspruch ein, kann der Gläubiger auf die Forderung verzichten oder Klage einreichen.

Tipps zur Vermeidung von Zahlungsausfällen

Der direkte Kontakt mit dem Schuldner, sei es telefonisch oder persönlich, kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, ausstehende Forderungen erfolgreich einzutreiben. Es ist wichtig, zwischen Zahlungsunwilligkeit und Zahlungsunfähigkeit zu unterscheiden, was durch Beobachtung von Verhaltensweisen, wie dem Mäkeln an der Leistung, erkannt werden kann. Um Zahlungsausfälle zu vermeiden, sollten Forderungen rechtzeitig und konsequent geltend gemacht werden. Zudem wird empfohlen, bei der ersten Mahnung von der Berechnung zusätzlicher Mahnkosten abzusehen, um die Kundenbeziehung nicht unnötig zu belasten.

Das Automatisierungsmodul von FiBuTRONIC kann Unternehmen dabei unterstützen, den Cashflow durch effiziente und transparente Verwaltung der Kundenforderungen abzusichern. Durch individuelles Einstellen von Mahnstufen im FiBuTRONIC-System können Unternehmen den Mahnprozess an ihre Unternehmensrichtlinien anpassen und eine konstante Zahlungsmoral bei den Kunden fördern.

Dank exzellenter Spezialisten ein effektives Mahnwesen führen

Dank exzellenter Spezialisten ein effektives Mahnwesen führen

Die Unterstützung durch erfahrene Spezialisten kann den Unterschied zwischen einem durchschnittlichen und einem herausragenden Mahnwesen ausmachen. Unsere Experten bei Wollring Law sind versiert in der Beratung von Unternehmen und der Strukturierung eines effektiven Mahnwesens. Ein gut strukturiertes Mahnwesen führt zu effizienteren Prozessen und einem besseren Überblick über die Finanzdaten.

Mit der Unterstützung durch unsere Software FiBuTRONIC werden Prozesse nicht nur automatisiert, sondern Sie erhalten auch vollständige Kontrolle über Ihre Finanzdaten. Sollte ein Mahnverfahren eingeleitet werden müssen, bieten wir Ihnen die erforderliche Unterstützung, um sicherzustellen, dass Sie bestmöglich aufgestellt sind.

Holen Sie sich jetzt rechtlich versierte Unterstützung für einfachere Prozesse

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf, um von den Vorteilen zu profitieren und Fehler im Verfahren zu vermeiden, die Ihr Unternehmen schnell in Not bringen können. Wir optimieren Ihr Mahnwesen und stehen Ihnen auch für gerichtliche Mahnverfahren zur Seite.


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Armin Rezaei Nia

Über den Autor

ARMIN REZAEI NIA

Unternehmensberater

a.rezaei-nia@wollring-law.com

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